Claves, dificultades y beneficios de organizar la COP25

Por Elena Borau Boira, Directora del Máster en Organización y Dirección de Eventos, Universidad Nebrija

Después de que la ONU anunciara, con apenas cuatro semanas de antelación, que sería Madrid la ciudad que acogería la próxima cumbre del clima (COP25), el Gobierno se puso manos a la obra con los preparativos junto con Naciones Unidas y Chile. Un evento de gran complejidad logística que reunirá a 25.000 personas y que exige la coordinación de las administraciones, requisito que tampoco facilita la situación política actual.

La Institución Ferial de Madrid (Ifema) destinará 80.000 metros cuadrados para el evento, el 40% de su capacidad, y se llevará a cabo del 2 al 13 de diciembre. Las cifras tan solo dan una ligera idea de la ingente cantidad de trabajo que hay detrás para que todo salga según lo previsto.

Claves

Las claves de un evento internacional de estas características son, entre otras:

• Sentimiento compartido de comunidad entre los asistentes, independientemente de su rol en el evento.

• Aprovechamiento de sinergias: conectar a las personas con intereses similares.

• Rentabilizar los diferentes canales de comunicación disponibles para maximizar tanto su impacto y cobertura exterior como su mejor funcionamiento interno.

• Mantener “reuniones de control” con el equipo organizador a lo largo de los días que dure el evento. Estarán basadas en resultados y se tratarán los próximos retos con el objetivo de minimizar posibles riesgos o imprevistos.

• Máximo respeto a las expectativas culturales de las partes interesadas relevantes y a sus patrones de comunicación.

• Después del evento, imprescindible realizar un correcto seguimiento del mismo: recopilar datos, revisar aciertos y posibles fallos para mejorar en el futuro.

Dificultades

Ante un reto de estas características, habrá que prever diferentes escenarios o dificultades a tener en cuenta. Las principales tienen que ver con la coordinación, la logística y la seguridad:

• Tras la renuncia de Chile a acoger el evento, España asumió el reto con cuatro semanas de antelación, lo que sin duda añade dificultad a su organización.

• Tendrá lugar del 2 al 13 de diciembre y se darán cita hasta 25.000 personas. Once días de intensa actividad y con diferentes públicos que conllevan diferentes agendas y actividades, todo un reto logístico que requiere de una concienzuda planificación y coordinación.

• La dinámica de este tipo de eventos exige buscar dos espacios contiguos, uno para las reuniones y negociaciones oficiales de los representantes de las delegaciones de unos 200 países, y otro para los eventos paralelos de ONG o de grupos de científicos.

• No solo es un complicado ejercicio de coordinación entre administraciones (Gobierno, Comunidad y Ayuntamiento), si no que se añade a su organización la ONU y Chile, que seguirá presidiendo la COP25.

• Previsión de posibles riesgos externos en eventos internacionales de esta naturaleza: protestas antisistema, ONGs, etc. Debemos contar con ello pero intentar minimizar sus efectos lo máximo posible.

Beneficios

A pesar de las dificultades que puede acarrear organizar un gran evento de estas características, además a contra reloj, debería aportar numerosos beneficios a la sede en cuestión. En este caso, COP25 puede ser la gran oportunidad de Madrid y de España de convertirse en foco internacional del Medio Ambiente por unos días.

La imagen de Madrid y España se tendría que ver beneficiada al acoger, en un margen de tiempo tan justo, una de las citas internacionales decisivas para el futuro del planeta, su impacto social, económico y ambiental debería ser alto. El compromiso del país con la acción climática y el desarrollo sustentable debería reforzar la marca España, como país comprometido con nuestro futuro medioambiental.

Pero la realidad es que, aunque ya se habla de 1 000 millones euros de retorno para la Comunidad de Madrid, habrá que esperar a ver cuáles han sido los resultados reales para confirmar este tipo de cifras. Como se ha comentado anteriormente, el éxito final dependerá de saber minimizar posibles riesgos como por ejemplo que determinadas ONGs o grupos antisistema desacrediten los objetivos conseguidos.

Un reto al que, sin duda, contribuirá la correcta organización, planificación, coordinación y dirección de eventos, junto con un buen plan de comunicación y de seguridad con el que prever imprevistos, llegar a los públicos propuestos y conseguir la repercusión mediática deseada.

Artículo publicado originalmente en The Conversation